Kamu mungkin memiliki banyak aktivitas yang dilakukan sehari – hari. Baik itu ketika di sekolah, kampus, kantor, hingga kembali ke rumah.
Terkadang, banyaknya aktivitas tersebut bukannya membuatmu menjadi produktif. Tapi justru kewalahan karena bingung mengelolanya.
Nah, untuk mengatasi permasalahan tersebut, kamu bisa menggunakan to do list.
Apa itu to do list?
Ini adalah kumpulan daftar pekerjaan yang harus segera diselesaikan, yang bisa membantumu menjadi lebih produktif.
Banyak pelajar, mahasiswa, karyawan, hingga pekerja profesional, sudah menggunakan to do list dan berhasil menyelesaikan semua pekerjaannya dengan baik (produktif).
Sekarang, jika kamu juga ingin menggunakannya, simak penjelasan berikut.
Di artikel kali ini, epsikologi akan membahas tentang cara membuat to do list dengan 8 langkah praktis.
Cara Membuat To Do List Dengan 8 Langkah Praktis
1. Membuat Berdasarkan Target
Langkah pertama adalah membuat to do list berdasarkan target. Karena hampir semua orang memiliki target yang harus dicapai.
Contoh:
Kamu memiliki target pekerjaan yang harus dicapai dalam waktu 1 tahun. Dari sini kamu bisa mengerucutkannya menjadi target bulanan, mingguan, hingga harian.
Nah, melalui target harian ini, kamu akan mengetahui daftar pekerjaan atau to do list yang harus segera diselesaikan setiap harinya.
Ringkasnya, kamu bisa membuat to do list berdasarkan target harianmu.
2. Membatasi Jumlah Per Hari
Ada sebagian orang yang ingin menyelesaikan banyak pekerjaan dalam waktu 1 hari. Hal ini mendorong mereka membuat banyak to do list. Jumlahnya bisa puluhan bahkan belasan.
Kalau kamu menerapkan cara ini, bukan hanya hasilnya yang tidak optimal, tapi juga tidak baik untuk kesehatanmu. Karena kamu tidak memiliki waktu untuk istirahat.
Maka dari itu, kamu sebaiknya membatasi jumlah to do list yang harus diselesaikan setiap hari. Misalnya 3 – 5 per hari. Jumlah ini sudah lebih dari cukup.
Pembatasan ini akan membuatmu memiliki waktu untuk istirahat, sehingga kamu tetap fresh dan fokus dalam bekerja.
Selain itu, kamu juga akan menyelesaikan to do list tersebut dengan lebih optimal.
3. Menentukan Skala Prioritas
Sampai di langkah kedua di atas, kamu sudah memiliki to do list sementara.
Langkah berikutnya adalah menentukan skala prioritas. Tujuannya agar kamu bisa fokus mengerjakan tugas yang terpenting terlebih dahulu.
Teknisnya, kamu harus menentukan to do list yang harus segera diselesaikan di hari pertama, kedua, ketiga, dan seterusnya.
Terpenting, buatlah to do list yang benar – benar bisa kamu selesaikan.
4. Menggunakan Alat Bantu
Sekarang kamu sudah memiliki to do list berdasarkan skala prioritas. Langkah berikutnya adalah menuliskannya dengan menggunakan alat bantu.
Alat bantu di sini bisa berupa sticky notes atau aplikasi desktop.
Silahkan dipilih berdasarkan keinginan masing – masing. Karena keduanya memiliki kelebihan dan kekurangan.
Sticky Notes:
- (+) Bisa diletakkan di dinding di depan meja kerja.
- (-) Ruang untuk menulis sangat terbatas.
- (-) Tidak bisa dibawa kemana – mana.
Aplikasi Desktop:
- (+) Ruang untuk menulis tidak terbatas.
- (-) Harus membuka perangkat desktop untuk melihat.
Kalau kamu ingin membuat to do list dengan menggunakan aplikasi desktop, berikut ini adalah beberapa daftar yang bisa kamu gunakan:
- Trello
- Asana
- Todoist
- Workflowy
- Microsoft To-Do
Sekedar informasi, aplikasi to do list juga bisa memberikan dampak positif terhadap produktivitas pelajar.
Muhammad Ilyas Abdullah, dalam jurnalnya yang berjudul Pengembangan aplikasi to do list dalam meningkatkan produktivitas mahasiswa universitas brawijaya pada masa pandemi, mendapatkan kesimpulan bahwa:
Penggunaan aplikasi to do list bisa meningkatkan produktivitas dan performa belajar selama masa pandemi.
Kamu sebaiknya menggunakan kalimat singkat tapi jelas ketika membuat to do list. Baik itu di sticky notes atau di aplikasi desktop.
Tujuannya agar kamu lebih mudah memahami maksudnya.
Salah satu caranya adalah dengan menggunakan kalimat perintah di to do list tersebut.
6. Menentukan Tenggat Waktu
Langkah berikutnya, pastikan semua to do list tersebut memiliki deadline atau tenggat waktu yang jelas.
Hampir sama dengan skala prioritas, tenggat waktu bisa membuatmu fokus mengerjakan pekerjaan yang terpenting terlebih dahulu.
7. Mempersiapkan Di Hari Sebelumnya
Sampai di sini kamu sudah berhasil membuat to do list per hari berdasarkan skala prioritas dan tenggat waktu.
Langkah berikutnya adalah memeriksa kembali to do list tersebut dan mengupayakannya agar selesai di hari sebelumnya.
Misalnya, to do list untuk hari Jumat harus sudah ada di hari Kamis.
8. Melakukan Evaluasi
Langkah terakhir adalah melakukan evaluasi terhadap semua to do list yang sudah kamu selesaikan. Apakah hasilnya memuaskan atau jauh dari harapan.
Di to do list tersebut, kamu bisa memberikan warna untuk pekerjaan yang sudah berhasil diselesaikan dengan baik. Atau bisa juga memindahkannya ke buku khusus seperti agenda.
Penutup
Setelah berhasil membuat to do list, kamu sebaiknya meletakkannya di tempat – tempat yang mudah dilihat atau dijangkau. Misalnya di depan meja kerja.
Cara ini akan membantu mengingatkan bahwa kamu memiliki daftar pekerjaan yang harus segera diselesaikan.
Karena terkadang, manusia harus sedikit “ditekan” agar menjadi lebih produktif.