Setiap orang sama – sama mendapatkan jatah waktu 24 jam per hari. Tapi tidak semuanya bisa mengelola waktunya dengan baik.
Penyebabnya cukup beragam. Mulai dari suka menunda pekerjaan, bingung menentukan skala prioritas, hingga tidak memiliki komitmen.
Padahal, waktu merupakan “modal” yang sangat berharga. Bahkan bisa lebih berharga ketimbang uang.
Seperti kata pepatah: Uang bisa dicari. Namun waktu tidak bisa dibeli.
Bagi kamu yang mengalami kesulitan dalam mengelola waktu, kamu akan segera mendapatkan solusinya di sini.
Karena di artikel kali ini, epsikologi akan menjelaskan tentang cara manajemen waktu yang praktis dan efektif, sehingga kamu menjadi lebih produktif.
6 Cara Manajemen Waktu Agar Lebih Produktif
1. Membuat To Do List
Cara manajemen waktu yang pertama adalah membuat to do list atau daftar pekerjaan yang ingin kamu selesaikan.
Tanpa to do list, kamu bisa bingung ingin mengerjakan apa. Bahkan yang lebih parah lagi, kamu bisa lupa kalau memiliki banyak pekerjaan.
Dengan membuat to do list, kamu bisa mengetahui semua kewajiban yang harus segera kamu selesaikan.
Tips:
- Ketika kamu membuat to do list, kamu sebaiknya mengetahui detail dari semua pekerjaan yang terdapat di list tersebut.
- Kamu bisa menggunakan sticky notes untuk membuat to do list.
- Letakkan to do list di tempat yang mudah terlihat. Misalnya di meja kerja.
2. Menentukan Skala Prioritas
Setelah kamu membuat to do list, cara berikutnya adalah menentukan skala prioritas.
Skala prioritas akan sangat membantumu dalam menyeleksi pekerjaan mana yang harus dikerjakan terlebih dahulu.
Mengapa harus diseleksi?
Karena seperti yang sudah kami sampaikan di atas, kamu hanya memiliki waktu 24 jam per hari. Jadi kamu harus mengoptimalkannya sebaik mungkin.
Langkah – Langkah:
- Baca to do list yang sudah kamu buat sebelumnya.
- Identifikasi semua pekerjaan berdasarkan kebutuhannya.
- Kerucutkan jumlah pekerjaan yang realistis untuk diselesaikan setiap hari.
Dengan menentukan skala prioritas, kamu bisa menyelesaikan pekerjaan dari yang “terpenting” terlebih dahulu.
3. Membuat Deadline
Sampai di poin ketiga ini, kamu sudah berhasil membuat to do list dan menentukan skala prioritas.
Dengan bermodalkan keduanya, kamu bisa membuat deadline atau tenggat waktu.
Apa pentingnya membuat deadline?
Pada dasarnya, semua pekerjaan yang kamu seleksi di tahap pembuatan skala prioritas sama – sama penting.
Tapi dengan keterbatasan waktu, kamu tidak mungkin bisa menyelesaikan semuanya di waktu yang bersamaan.
Solusinya, kamu harus melakukan seleksi.
Kalau sebelumnya kamu menyeleksi berdasarkan pekerjaan yang “terpenting” terlebih dahulu, kali ini kamu bisa menambahkan deadline ke dalamnya.
Langkah – Langkah:
- Baca skala prioritas yang sudah kamu buat sebelumnya.
- Identifikasi semua pekerjaan berdasarkan tenggat waktunya.
- Kerucutkan jumlah pekerjaan yang realistis untuk diselesaikan setiap hari.
Ringkasnya, deadline bisa membantumu menyelesaikan pekerjaan tepat waktu.
4. Fokus Tapi Santai
Sekarang kamu sudah memiliki 3 modal penting yang bisa membantumu untuk mengelola waktu dengan baik:
- To Do List.
- Skala Prioritas.
- Deadline.
Cara berikutnya adalah 100% fokus untuk mengimplementasikan ketiganya.
Tips:
- Jangan (multitasking) mengerjakan dua pekerjaan atau lebih di waktu yang sama.
- Hindari atau jauhkan semua gangguan yang bisa membuatmu menjadi tidak fokus.
- Beristirahat sejenak untuk menjaga pikiran tetap fokus.
Pada intinya, kamu harus bisa menyeimbangkan antara fokus bekerja dan beristirahat.
5. Mengoptimalkan Teknologi
Sekarang ini adalah eranya teknologi. Kalau kamu malas belajar, bahkan tidak peduli dengan perkembangan teknologi, cepat atau lambat kamu akan digilas oleh zaman.
Maka dari itu, kamu sebaiknya menggunakan teknologi untuk memudahkanmu dalam mengelola waktu.
Berdasarkan hasil riset kami, ada 2 aplikasi powerful (gratis) yang bisa kamu gunakan untuk mengelola waktu dengan baik.
1 – Trello
Kamu bisa menulis semua tugas dan jadwal meeting yang harus dikerjakan setiap hari di Trello. Trello ibarat sticky notes versi online.
2 – Rescue Time
Kamu bisa menggunakan Rescue Time untuk melihat hal – hal apa saja yang telah kamu kerjakan dalam waktu 1 Minggu terakhir.
Dari sini kamu bisa mengetahui apakah kamu mengerjakan hal yang produktif atau sebaliknya.
6. Meningkatkan Skill Komunikasi
Cara manajemen waktu yang terakhir adalah meningkatkan skill atau kemampuan komunikasi.
Alasannya:
Ketika ingin menyelesaikan suatu pekerjaan, ada kalanya kamu tidak mendapatkan instruksi yang jelas terkait pekerjaan tersebut.
Jika dibiarkan, hal ini akan membuatmu kesulitan dalam menentukan skala prioritas dan deadline.
Solusi terbaiknya adalah, segera menanyakan detail pekerjaan yang ingin diselesaikan ke individu atau kelompok terkait.
Kalau kamu memiliki kemampuan komunikasi yang baik, kamu akan lebih mudah melakukannya.
Untuk meningkatkan kemampuan berkomunikasi, kamu bisa mengikuti berbagai pelatihan atau workshop.
Penutup
Manajemen waktu merupakan kemampuan (internal) individu atau kelompok, agar lebih bijak dalam menggunakan waktu.
Jika dilakukan dengan baik, hal ini bisa membantu mencapai tujuan masing – masing.
Karena dari sisi psikologi, individu atau kelompok yang bisa mengelola waktu dengan baik akan cenderung lebih fokus dalam menyelesaikan pekerjaannya.
Rusyadi, Sofyani Hasan, Dra. Partini, M.Si, dalam jurnalnya yang berjudul Hubungan Antara Manajemen Waktu Dengan Prestasi Belajar Pada Mahasiswa, menemukan hubungan positif antara manajemen waktu dengan prestasi belajar.
Manajemen waktu memang bukan hal yang mudah. Tapi sangat mungkin untuk kamu latih dan terapkan!